¿Cómo crear una autorespuesta de correo electrónico eficaz?

En este artículo voy a hablar de 3 escenarios de autorespuestas del correo electrónico para empresas de turismo. Voy a intentar dar respuesta a estas preguntas: ¿Qué aspectos hay que tener en cuenta para las autorespuestas?, ¿Cómo crear una autorespuesta de correo electrónico eficaz?, las recomendaciones para crear una autorespuesta para las de turismo, ¿Cómo crear una autorespuesta en Net4Email®?, ¿Cómo crear un evento en Net4Email®?, comencemos, los 3 escenarios son:

1.- Cuando un usuario se va de vacaciones.

2.- Cuando un correo llega fuera del horario de trabajo o en feriado.

3.- Autorespuesta fija automática para indicar a los usuarios que el correo fué recibido.

Estas son las 3 aristas, más importantes, seguramente hay muchas más, pero vamos a comenzar con estas que son las más comunes.

Autorespuesta por Vacaciones

Comencemos, cuando un integrante del equipo se va de vacaciones, es muy importante crear la autorespuesta. ¿Se puede crear la autorespuesta con anterioridad a la fecha?.

Sí, se puede y así debería ser la buena práctica. Net4Email®, le permite habilitar la respuesta automática para una fecha en particular.

Vamos a ver cómo se crea la autorespuesta en Net4Email®, primero debe iniciar sesión en el webmail, con su usuario y contraseña. Luego debe ir a “ajustes” haciendo click en el icono que se muestra en la imagen:

Luego en el menú izquierdo debe hacer click en “Auto respuesta”:

Y le mostrará esta información:

Allí debe escribir el asunto:

Un ejemplo del título puede ser:

“Estoy de vacaciones”

“Estaré de vuelta el 15 de septiembre”

Luego debe incluir el contenido del correo:

Hay varios aspectos que recomiendo que incluya en su correo de respuesta automática:

1.- El saludo, 2.- Dar información de cuándo regresa. 3.- ¿Qué hacer en caso que sea urgente. 4.- Despedida. 5.- Firma

“Hola, Gracias por contactarme. Estoy de vacaciones y regreso el 15 de septiembre.

Si tienes una urgencia, por favor contacta a [nombre de la persona que queda a cargo] y te ayudará en tu solicitud, su correo electrónico es correo@midominio.co.

Una vez esté de vuelta, te responderé sin falta.

Firma.

Luego recuerde configurar las opciones adicionales:

1.- Activar la autorespuesta. Si no la activa no funcionará.

Debe mostrarse así:

2.- Defina la fecha en la que quiera que funcione. Es decir, aunque esté activa la autorespuesta, sólo si está en la fecha que haya puesto se enviará la autorespuesta:

¿Qué significa deshabilitar las auto respuestas al correo indirecto?

Si esta opción está habilitada, significa que si a usted lo copian en un correo en CC es decir con copia o copia a carbón, también se enviará la autorespuesta.

Si usted no quiere en esos casos enviar la autorespuesta, debe destildar esta opción.

¿Qué significa limitar las respuestas a una vez al día?

Un error que pasa a menudo y es muy difícil de preveer hasta que ocurre la primera vez. ¿Se imagina lo que ocurrirá si usted envía una respuesta automática a un buzón que también tiene una respuesta automática?

Este es el mismo efecto que ocurre cuando usted se mira en un espejo y hay un espejo detrás suyo y se crean miles y miles de imágenes repetidas. Con la autorespuesta, debe estar muy atento, porque esto puede ocurrir, le escriben a su buzón y se envía una autorespuesta al correo de la persona que escribió y allí hay una autorespuesta y así sucesivamente.

Para evitar que colapse su equipo de soporte y lo busquen en la playa paradisiaca mientras está de vacaciones, deje tildada la opción:

De esta forma el servidor de Correo Net4Email® sólo enviará 1 autorespuesta por día (esto es por cada usuario que le escriba).

Autorespuesta cuando llega un correo fuera del horario de trabajo

Ahora, vamos a hablar del segundo caso: “Cuando escriben fuera del horario”. Estamos en un mundo globalizado, y pueden llegarle correos desde otro país, es decir en otro huso horario, mientras para un pasajero es de día, para usted puede ser de noche. Y aunque parezca obvio, un pasajero puede escribirle esperando una respuesta rápida, pero todavía a usted le pueden faltar algunas horas de sueño, y otro par de horas para llegar a la oficina y vea el correo electrónico.

En estos casos, puede crear una respuesta automática, pero en Net4Email® a esto se le llama eventos. Porque ocurre cuando se cumplen ciertas condiciones, en este caso es: un correo entrante, que ingresa en un horario o mejor dicho fuera de un horario y Net4Email® va a ejecutar una acción automática. Se crea de esta forma, dentro del webmail, haga click en Eventos:

Luego haga click en Nuevo:

Escriba el nombre del evento:

Ejemplo:

Luego haga click en “Nueva condición”:

Aquí es donde usted establece el horario, para ello elija: “Hora del día”.

Luego en la opción “Entre” haga click allí.

Y elija la opción: “Fuera de”, es decir cuando esté fuera de ese horario:

Y debe hacer click en guardar. Aún no hemos terminado, pero es muy importante que aquí tenga en cuenta algo:

NOTA: Si no ha configurado su huso horario en el webmail, este es el momento de configurarlo. Para que las horas funcionen correctamente, debe ir al “Cuenta”:

Pero antes debe terminar de configurar el evento, porque sino se pierden los datos que aún no han sido guardados.

Valide nuevamente que el horario sea correcto.

Ahora debe configurar la acción que se tomará cuando se cumpla la condición de la hora.

Elija: “Enviar un correo”

Luego debe llenar los siguientes campos:

Límite de frecuencia, es para limitar la cantidad de veces que se ejecute la acción, si tilda ninguna significa que se ejecutará tantas veces como correos cumplan las condiciones.

Dirección de correo, es su dirección de correo la que debe llenar en ese campo.

Luego en Dirección Para, debe escribir #fromaddress# de esta forma se rellenará automáticamente por la dirección de la persona que le escriba.

En el asunto, puede escribir “Re: #subject#” sin las comillas y se mostrará en el título el mismo título de correo electrónico pero con el prefijo Re: como si fuera una respuesta a ese correo.

El límite de frecuencia, puede ajustarlo según su preferencia. (Que sólo se ejecute 1 vez cada 1 minuto, 1 vez cada 2 minutos, 1 vez cada 5 minutos, etc..)

Y un ejemplo del contenido del correo:

Al terminar de ajustarlo, debe hacer click en Guardar.

Y también en la pantalla general debe Guardar otra vez.

Con eso ya queda actualizado el Evento, para el caso de las respuestas automáticas fuera del horario de oficina.

Respuesta Automática para indicar que llegó bien un correo electrónico

Esta última opción es muy usada por empresas para indicarle a la persona que envía el correo que su correo fué recibido correctamente.

“Este es un correo automático para dejarle saber que su correo ha sido recibido.

Su correo será respondido en las próximas 24 horas.”

En otros casos se incluyen enlaces de interés para que el usuario pueda ir a la base de conocimientos o preguntas frecuentes con algunas de las preguntas más comunes.

Para activar este tipo de autorespuesta, debe desactivar la opción para definir una fecha en particular:

Si usted desea activar varias autorespuestas simultáneamente, debe crear 1 en autorespuesta y las demás en Eventos. De esa forma podrá crear tantas como desee.

¿Qué significa que la autorespuesta no se envíe con sospecha de spam nivel bajo o superior?

Net4Email® tiene un función de protección anti SPAM, si el sistema detecta que el correo que el enviaron es un posible SPAM, la autorespuesta no se enviará.

Esta opción puede ser modificada por los administradores del sistema, cambiando las políticas del dominio.

Finalmente vamos a tener en cuenta algunos aspectos:

¿Qué aspectos debe tener en cuenta en las autorespuestas de correo electrónico para que sea más eficaz?

1.- Usted no tiene certeza de a qué hora del día le van a escribir, por lo tanto no debería poner, buenos días o buenas tardes, sino un saludo que sirva en cualquier horario.

2.- No deje de colocar la fecha de cuándo regresas, para sus clientes / pasajeros será muy útil saber si lo esperan o si solicitan ayuda a la persona a cargo, para eso la fecha es un factor importante.

3.- Recuerde que sus pasajeros, pueden estar en tránsito y pueden necesitar información importante y urgente, por eso recomiendo que deje los datos de contacto de alguien que pueda ayudar durante su ausencia. Incluir el número de teléfono de la persona a cargo queda a su criterio.

4.- En algunos casos sitios web, recomiendan que se redireccionen los correos para que lleguen directo al buzón de la persona que queda a cargo, mientras llega de vacaciones. Yo considero, esta es mi humilde opinión, que en el área de turismo, se maneja mucha información sensible, como pasaportes, tarjetas de crédito y sería ético de su parte darle la oportunidad al pasajero de decidir qué hacer con su información privada, quizás no quiera compartirla con otra persona. Por lo tanto hacer el reenvío automático no se lo recomiendo. Pero sí que incluya en la autorespuesta los datos de la persona que puede atender a su cliente, ya el pasajero puede decidir si esperarlo o contactar a la persona encargada.

5.- La firma, a veces se pasa o se nos olvida, pensando que ya se incluirá automático. Pero debe incluirla en la autorespuesta.

6.- Revise y vuelva a leer todo el correo para asegurarse que todo esté en bien, que los datos sean correctos y que no tenga errores ortográficos. Recuerde darle su toque humano.

7.- Utilice las autorespuestas de forma moderada, usted no quiere saturar las cuentas de sus clientes con respuestas automáticas, con enviarla 1 vez al día por usuario será suficiente.

8.- En las respuestas automáticas para indicar que el correo ha sido recibido, puede aprovechar para invitar al usuario a visitar su blog o enlaces de interés para aumentar el tráfico por su sitio web.

Recuerde que con el componente de Net4Email® Marketing, usted podrá conocer si sus clientes están haciendo click en sus enlaces, podrá saber si leyeron sus correos electrónicos y lo mejor de todo es que no necesita utilizar ningún software adicional.

¿Me faltó incluir algún otro tipo de autorespuesta? ¿qué otras recomendaciones nos regala?. Déjeme sus comentarios.