Buenas prácticas en el envío de correos masivos según las normas CAN-SPAM

buenas prácticas correos masivos

Lo primero que debo aclarar, hay una diferencia entre correo transaccional y correo masivo.

El correo transaccional es cuando usted envía un correo a un cliente o proveedor y un correo masivo es cuando usted toma una lista de correos y les envía el mismo correo a todos de forma masiva.

El correo electrónico masivo es una práctica que no está bien vista por los proveedores de correo transaccional. Muchos dirán: «pero yo he enviado correos masivos y nunca ha pasado nada». Muy bien, es un privilegiado en internet, lo normal es que lo bloqueen, lo pongan en lista negra o le suspendan el servicio.

¿A partir de cuántos correos se considera masivo?

Cuando usted envía un correo hasta 5 destinatarios puede considerarse un correo transaccional, más de 5 es un correo masivo.

¿Qué ocurre si debo enviarle un correo a toda la empresa y son 100 empleados?

Net4Email y así como otros servicios de correo, posee listas de correo, eso permite que el mismo servidor se encargue de entregarle a todo el equipo agregando una sola dirección de correo, ejemplo: equipo@midominio.com.

Pero esta práctica es ideal sólo para miembros del mismo dominio, es decir personal de la misma empresa. En caso que quiera enviar a sus clientes una notificación y son 50 clientes, no lo haga a través del servicio transaccional o servicio tradicional de correo, solicite el servicio de Email Marketing de Net4Email.

Para evitar ser bloqueado o incluido en listas negras por envíos masivos, es fundamental revisar la ley CAN-SPAM que define las normas a seguir:

https://www.ftc.gov/tips-advice/business-center/guidance/can-spam-act-compliance-guide-business

Voy a hacer un resumen de algunas de ellas:

1.- No utilizar información en el correo que sea engañosa, “de”, “para”, “responder a” e información de enrutamiento, la información debe ser precisa.

En este punto, se refiere a todo lo que no sea fidedigno o responda un valor diferente a lo esperado, será bloqueado, por ejemplo, no decir que envía un correo de «Google» cuando usted envía en nombre de otra empresa. No incluir en la opción «responder a» un destinatario diferente al que envió el correo. Enviar el correo sin autenticarse en el servidor de correo electrónico. Enviar el correo desde una ip diferente a la registrada en los registros TXT del dominio, entre otras.

2.- La persona a la que se le va a enviar el correo electrónico debe inscribirse y autorizar previamente el envío de correos a su buzón.

3.- Validar que el correo esté bien escrito y si rebota la primera vez,  probar una segunda vez, si vuelve a rebotar, eliminarlo de la lista, a la tercera oportunidad los proveedores de correo puede incluir la ip y el dominio en lista negra, para evitar seguir recibiendo correos solicitando entregar a buzones que no existen, porque es la práctica típica de los SPAMMERS.

4.- Que el receptor del correo electrónico tenga la posibilidad o la opción de salirse de la lista en cualquier momento con un enlace, para no tener que tildar el correo como SPAM.

5.- Que los datos de la empresa emisora del correo, estén en el correo, puede ser en el pie de página, incluyendo dirección física, teléfonos, etc.

6.- Respetar a los usuarios que se han salido de la lista y no enviarles más correos.

 

Las recomendaciones que damos en Netquatro:

Si usted usa Net4Email como su plataforma de correo para su empresa, no use ese servicio para enviar correos masivos. Si usted lo hace, probablemente la ip sea bloqueada y su servicio sea suspendido, porque al bloquearse la IP compartida, otros clientes se verán afectados por esta práctica. (Esto está contemplado en las políticas y condiciones del servicio)

Usted puede hacer uso de la plataforma Net4Email Marketing, que es un servicio adicional, pero tiene características diferentes. No usa la misma ip que su servicio de correo transaccional, sin embargo esta ip es incluida en su dominio en los registros TXT para cumplir con las normas y en caso que fuera bloqueada, no se afectaría su correo tradicional o transaccional ni el de otros clientes. Adicionalmente cumple con las políticas de la CAN-SPAM, por lo tanto hay mecanismos de protección para evitar caer en listas negras.

Net4Email Marketing tiene una gran ventaja y es que al ser diseñado para mercadear, usted podrá saber información que no puede conocer con el correo tradicional, como por ejemplo: ¿de dónde abrieron el correo?, si le hicieron click, si lo abrieron, ¿qué dispositivo utilizó?, etc.

Puede ver más información en:

Net4Email Marketing

¿Es muy costoso este servicio?

1000 correos masivos tienen un costo de 2$ al mes.

 

¿Ha tenido problemas enviando correos masivos?, déjenos saber su experiencia.

¿Cómo funcionan las listas negras del correo electrónico?

Usted se ha preguntado: «¿Por qué gmail, hotmail, yahoo o outlook me bloquea mis correos?«.

En este artículo voy a explorar el caso de la inclusión de un dominio o IP en lista negra, ¿por qué ocurre?, recomendaciones y cómo corregirlo.

«Estoy intentando enviar un correo a gmail, hotmail, yahoo u otro y me devuelve un error 550 5.7.1«:

Seguramente, usted recibe un correo con la siguiente información

Could not deliver message to the following recipient(s):

Failed Recipient: @hotmail.com
Reason: Remote host said: 550 5.7.1 Unfortunately, messages from [DIRECCIÓN_IP_DEL_DOMINIO] weren’t sent. Please contact your Internet service provider since part of their network is on our block list (S3140). You can also refer your provider to http://mail.live.com/mail/troubleshooting.aspx#errors. [BY2NAM03FT025.eop-NAM03.prod.protection.outlook.com]

Otro ejemplo puede ser el error 550 5.7.0

Could not deliver message to the following recipient(s):

Failed Recipient: @me.com
Reason: Remote host said: 550 5.7.0 Blocked – see https://support.proofpoint.com/

Nota: El mensaje lo modifiqué, normalmente incluye la IP.

La causa número 1 en mi lista:
Es por Correos Masivos no solicitados, SPAM.

El siguiente en la lista, el # 2:
El correo masivo lo envió otro dominio que usa la misma IP que tiene mi dominio. (Es un trabalenguas, no intente leerlo en voz alta). En pocas palabras quiere decir que fué culpa de otro dominio y no el suyo, pero al estar en el mismo servidor, usted sale perjudicado).

El Número 3:
«Mi correo tenía una contraseña débil, fué vulnerado, no me di cuenta y salieron miles de correos masivos por allí«.

El Número 4:
«El correo masivo lo envió un usuario del mismo dominio, no fuí yo«.

El número 5:
No hay número 5. Usted es un usuario experimentado, se dió cuenta que en todos los casos es por enviar SPAM. Porque usted tiene razón, El error 550 5.7.1 y 5.7.0 Es por envío de SPAM, no hay otra razón. (Si usted tiene otra razón, por favor déjela en los comentarios, gracias).

Les dejo una imagen según Google las causas de los errores 550 5.7.1 y 550 5.7.0

Fuente: Google.com ( https://support.google.com/a/answer/3726730?hl=es )

¿Qué hace gmail, hotmail, outlook o cualquier otro proveedor de correo para proteger a sus usuarios ante correos masivos (SPAM)?.

Bloquearlo, poner su IP en lista negra, por lo general el bloqueo es a la IP del servidor. También puede bloquear el dominio.

Y si le está llegando ese correo le está indicando: Está en lista negra por envío de SPAM.

Incluso cuando le escribo a Microsoft, me causa gracia que en sus correos incluyen la coletilla «Nota: Los errores son poco probables, pero en caso de que se indique uno, reenvíe la dirección IP o el intervalo de direcciones IP en concreto«.

De los posibles 4 casos que expongo en este artículo, el 100% es por envío de SPAM, sea voluntario o involuntario, sea un hackeo de su correo o que haya sido un dominio vecino suyo en el servidor compartido. Pero no hay escapatoria, tengo que ser muy honesto, es por SPAM no conozco otra razón. (si usted la encuentra o la conoce están abiertos los comentarios y escucho sus opiniones).

Si usted está llegando a este blog y es un ingeniero de sistemas o encargado del correo electrónico de una empresa, le recomiendo que si tiene un servicio compartido, minimice esta pantalla como hace normalmente en la oficina cuando viene su jefe y está viendo youtube y empiece a buscar un servicio dedicado antes que la empresa tenga problemas con el correo, un servicio compartido no es una buena idea si usted el responsable del correo de una empresa. TIP: puede ir a nuestra página web ( https://netquatro.com/ ).

Usted puede terminar perjudicado por otro dominio involuntariamente, cuando alguien que también comparte la misma IP, hace envíos masivos. Y esas limitaciones forman parte de las condiciones del servicio. «¿Pero cómo puede ocurrir esto y no sabía?»…»deberían prohibir esto»…»¿No hay una regulación?», «¿Cómo me ocurre esto a mí….?».

Las condiciones del servicio compartido funcionan de esa forma, para que sea económico deben compartir la IP y los recursos.

Yo veo esto como ir en un autobús que pasa por la ruta que usted necesita cada 30 minutos, lleno, no cabe 1 alma le toca subirse y acomodarse como mejor pueda… En contraste, cuando usted va en su carro, del año, con el olor característico del carro nuevo, le gusta como suena cuando lo prende, pone su disco de música preferido, ajusta el retrovisor mientras empieza a entonar la canción y no tiene que compartir su carro con nadie más, porque es suyo, usted es una persona muy feliz.

¿Cuál es la diferencia entre el servicio compartido y el dedicado?, la calidad, en el primero se comparte la IP y los recursos, en el segundo es dedicado porque es sólo para usted, el costo es diferente también, no todo el mundo puede tener un carro de lujo, ¿verdad? pero todos sabemos qué bondades tiene un carro. Nuestro servicio de lujo se llama Net4Email VIP

Ahora, ¿Cómo hago para sacar a un dominio o la IP de lista negra?.

Estas son las dos posibles soluciones:

1.- Contacta al proveedor de correo que le está denegando la entrada (es como si fuera el portero de una discoteca y no lo quiere dejar entrar) o ingresa en su página web y sigue los pasos para sacar su dominio o su IP de la lista negra.
Si usted tiene un servicio compartido, esto debe hacerlo su proveedor de correo electrónico.
Si usted tiene un servicio dedicado, avíseme a través de un correo a bernardo.murillo@netquatro.com y le ayudo para hacer este proceso.

2.- Compra una nueva IP o escala su servicio a dedicado con una ip privada.
Si su IP está en lista negra, usted puede cambiar la IP, normalmente yo recomiendo primero ir por el paso 1, contactar al proveedor de correo externo y solicitar que lo des-listen, este es el proceso más efectivo. Sin embargo, esta es una de las opciones.
Al adquirir una IP dedicada, se está forzando a que el correo empieza a salir por una IP «nueva», la verdad esa ip probablemente la usaba otra empresa, por lo tanto es nueva para nosotros, pero no sabemos quién la usaba antes.
Entonces al forzar que el correo salga por una nueva IP estamos obligando de alguna manera a que no coincida la IP que tenemos actualmente con la que está en lista negra registrada. Y es muy probable que pase el filtro de entrada. Pero al final de cuentas, si no estamos corrigiendo el problema de raíz, que es que hay correos masivos saliendo por nuestro dominio, seguirá incluyéndose la nueva IP al poco tiempo en los blacklist.

La recomendación para corregir el problema de las listas negras:
Guy Kawasaki dentro de Apple acuñó un termino: «evangelizar», si tiene la responsabilidad a su cargo del correo electrónico, su trabajo será evangelizar al equipo, que no se deben enviar correos masivos a través del correo electrónico, para eso hay servicios separados de email marketing.
Recomiendo también utilizar la función de Net4Email, que permite limitar la cantidad de envíos que hacen los usuarios por el dominio, para evitar justamente esto, también puede tildar la alerta, si hay correos que han rebotado, esto es otro indicador bueno.

«De un momento a otro, a mi correo empezaron a llegar cientos de correos de rebotes que yo no he enviado.«
Este es un síntoma cuando su contraseña ha sido vulnerada y su correo está siendo usado como una pasarela para correos masivos.

Su correo puede ser usado para enviar virus, capturar información de sus contactos, phishing, etc.

¿Qué debo hacer para no entrar en lista negra de correos?.
1.- No enviar correos a grandes grupos de personas por el correo tradicional.
2.- Tener una IP dedicada en un servicio de correo Premium.
3.- Facilitar a los usuarios herramientas de email marketing para las campañas y así aislar el correo electrónico.
4.- Tener una segunda o tercera IP dedicada que no tenga ningún tipo de uso pero que sean de la empresa, para poder alternar en caso que llegue a estar alguna en lista negra.

Me han preguntado: ¿se puede consultar una IP para saber si está en lista negra con Outlook, Gmail, Hotmail, Yahoo, etc?.

La respuesta es NO. Esos proveedores de correo externo, no hacen públicas sus IPs de Lista negra, es decir, no sabemos si nuestra IP está en lista negra con ellos, hasta que intentamos enviar correos y nos devuelve con el error.

Hay otros proveedores que utilizan listas públicas de Spam Assassin, barracuda,
proofpoint.com, entre otros 90 servidores públicos.

¿Le ha ocurrido que ha entrado en lista negra?, ¿Queremos saber cómo hizo para salir de ella?, ¿Tiene alguna pregunta?, están abiertos los comentarios.

Bernardo Murillo.

¿Por qué es importante tener un correo electrónico corporativo?

El correo corporativo es una gran herramienta de comunicación en las empresas, puesto que permite –principalmente- separar la comunicación personal de los trabajadores de las áreas o temas de trabajo como tal e incluso, de la propia empresa. Además, la información de los correos empresariales se centraliza en el servicio de hosting de la empresa, con lo que se evita que se pierdan correos.

Por lo general, los correos corporativos están compuestos por el nombre del usuario (empleado o integrante de la empresa), arroba (@) y el dominio web de la empresa (midominio.com), quedando de la siguiente manera: usario@midominio.com. A continuación, le detallamos algunos tips de por qué contar con un correo corporativo en su empresa es vital:

 

1.- Refuerzo de la identidad corporativa:

Utilizar correos de servicios gratuitos como Google, Yahoo no le da una imagen de seriedad a su empresa. Lo usuarios pueden llegar a pensar que se trata de una empresa poco profesional o incluso que recién está comenzando y no tienen mucho presupuesto o experiencia.  Por el contrario, contar con un correo corporativo le otorga fuerza y firmeza a la identidad corporativa de su empresa. Para los clientes, proveedores y público general será más fácil distinguir a su empresa del correo spam o basura.

Para muchos no tener una cuenta de correo corporativa puede relacionarse en el mundo físico a no tener una oficina o domicilio fiscal, lo que podría dar la impresión de ser una empresa informal. Por lo que los correos corporativos brindan seriedad, profesionalismo y confianza al público.

Potencie la comunicación digital, brinde identidad, credibilidad, confianza y seguridad ante el mercado, su competencia, clientes y proveedores con el correo corporativo que ofrece Netquatro, además de aumentar las posibilidades de hacer negocios. Siga el siguiente enlace y le explicamos cómo transformar todas estas palabras en realidad.

 

2.- Resguardo de no caer en listas negras o Spam:

Enviar muchos emails desde un correo de servicio gratuito como Yahoo o Google puede considerarse como envío de Spam o correo basura. Mientras, al contar con un dominio y un hosting propio sus correos no llegarán a la bandeja de Spam de sus clientes o proveedores, puesto que son direcciones más confiables para los servicios de correo que van a recibir su comunicación. Además, contar con un correo corporativo propio le permitirá adecuar sus comunicaciones a los requerimientos de su empresa.

 

 

3.- Facilidad en la gestión de las comunicaciones:

Si forma parte de empresa joven o es emprendedor, el correo corporativo es de gran ayuda para que la información que llega vía email sea más ordenada. Por ejemplo, solo necesita crear correos por áreas (como administración, ventas, entre otros) para que los clientes y público general puedan comunicarse con el área competente para sus reclamos o consultas. También puede crear un correo general tal como gerencia@midominio.com para poder comunicarse con socios o directivos.

Smartermail la herramienta que ofrecemos en Netquatro le permitirá administrar sus cuentas de correo empresarial con facilidad e innumerables herramientas para sus trabajadores y para fortalecer sus comunicaciones tanto internas como con clientes y proveedores. Conozca mñas acerca de Net4Email en este enlace.

 

4.- Filtrado y manejo de información:

Contar con cuentas de correos corporativos propias le da amplias posibilidades para programar sus correos de acuerdo con las necesidades de su empresa. Le permite manejar filtros de tal forma que no recibirá correos con virus o Spam, así como puede filtrar la publicidad y los boletines que normalmente recibe en los servicios de correo gratuitos. Asimismo, el correo corporativo también le da la opción de configurar la comunicación de sus trabajadores en distintos dispositivos.

¿Desea conocer más acerca de las ventajas de tener un correo corporativo para aumentar sus ventas? Lo invitamos a ingresar a nuestros servicios de correo corporativo y email marketing y dé el próximo paso hacia la optimización de la era digital de la mano con Netquatro.

EL día en que Internet colapsó: La aparición del virus I love you

ILoveYou es un virus escrito en VBScript, que en el mes de mayo del año 2000 infectó aproximadamente 50 millones de computadores, provocando pérdidas de más de 5.500 millones de dólares.

Este gusano sobrescribe con su código los archivos con extensiones .VBS y .VBE. A su vez, elimina los archivos con extensiones .JS, .JSE, .CSS, .WSH, .SCT y .HTA, y crea otros con el mismo nombre y extensión .VBS, en el que introduce su código. También localiza los archivos con extensión .JPG, .JPEG, .MP3 y .MP2, los elimina y crea otros donde el nuevo nombre está formado por el nombre y la extensión anterior más VBS como nueva extensión real.​

Este virus llegó a los usuarios en un email que tenía por asunto: “ILOVEYOU” e incluía un fichero llamado “LOVE-LETTER-FOR-YOU. TXT.vbs”. Cuando este virus se ejecutó, creó varias copias de sí mismo en el disco duro.

Tras realizar esta operación, el virus generó en el directorio System de Windows un fichero llamado LOVE-LETTER-FOR-YOU.HTM, que fue el que posteriormente se envió a todas las direcciones que se encontraban en el libro de Microsoft Outlook del usuario.

Cuando ya se ha enviado por correo, VBS/LoveLetter realiza su efecto destructivo. En concreto, busca en el path del disco duro y en el de todas las unidades de red archivos con extensión vbs, vbe, js, jse, css, wsh, sct y hta. Cuando los encuentra, los sobreescribe con su código, modifica su tamaño y les cambia la extensión a VBS, lo que conlleva la pérdida de toda la información contenida en los archivos.

Este hecho comenzó en Filipinas y en solo un día se propagó por todo el mundo, infectando a Hong Kong, Europa y luego Estados Unidos, incluso el Parlamento Británico fue una de las tantas instituciones afectadas por el virus ILoveYou.

En tan solo cinco días, ya se reconocían 18 mutaciones del virus.​ Al multiplicarse explosivamente, este gusano condujo a Internet al colapso. El 13 de mayo del año 2000 se habían reportado 50 millones de infecciones alrededor del globo,​ cifra que representaba 10% del total de computadores con conexión a Internet en esa época.

El virus atacó a El Pentágono, la CIA, el Parlamento Británico y grandes empresas. En España, por ejemplo 80% de las empresas sufrieron los ataques del virus.​ Se estimó que el monto de los daños causados fue entre 5.5 a 8.7 miles de millones de dólares,​ derivados principalmente del trabajo de eliminación de los gusanos de los sistemas infectados.

Por otra parte, este hecho dejó en manifiesto en Filipinas la necesidad de contar con una legislación regulatoria de la actividad en Internet. Por lo mismo, el 14 de junio de 2000 se dictó la Ley N°8.792, que actualmente en su sección 33 sanciona la introducción de virus computacionales y otros con el objetivo de dañar mensajes de datos y documentos electrónicos.

La seguridad informática es una tarea de todos los que hacemos vida en Internet. Tomar medidas preventivas para evitar ataques de hackers o blindar su información es vital.

Le contamos qué es y cómo puede cifrar su información digital para que esté seguro ante cualquier ataque digital.